Stabilirea și punerea în aplicare a unui sistem de management al calității îmbunătățește eficiența și eficacitatea organizațiilor indiferent de sectorul în care activează. Există o impresie falsă conform căreia sistemul de calitate se referă exclusiv la activitățile desfășurate de personalul din departamentul de calitate. Cu toate acestea, sistemul de management al calității influențează numeroase procese și departamente în cadrul unei organizații.
Acesta acoperă domenii precum vânzări, design, dezvoltare și producție, până la livrarea produsului sau serviciului final către client. QMS (quality management system) promovează comunicarea și colaborarea interfuncțională în întreaga structură organizațională. Acest lucru poate conduce la o organizație mai coezivă și robustă.
Beneficiile sistemului de management al calității se referă la:
- Produse și servicii îmbunătățite: Compania își concentrează eforturile asupra fabricării de produse și servicii de înaltă calitate. Ea măsoară continuu eficiența acestora și ia acțiuni corective agile în cazul apariției defectelor sau erorilor.
- Creșterea productivității: Ca parte a sistemului actualizat, angajații vor urma noile linii directoare stabilite, urmărind să maximizeze eficiența și calitatea proceselor.
- Satisfacția clienților: Sistemul de management al calității proiectat și implementat în mod corespunzător ia în considerare cerințele și așteptările clienților, influențând astfel în mod pozitiv și crescând satisfacția acestora.
- Procese îmbunătățite: Prin evaluarea proceselor actuale, puteți, prin urmare, să evidențiați domeniile care pot fi îmbunătățite și să luați măsurile necesare pentru a reduce costurile și a crea valoare.
- Creșterea angajamentului și a comunicării angajaților: Prin definirea unor roluri și responsabilități clare, angajații înțeleg cum pot crea valoare și pot fi mai agili, precum și cum pot afecta calitatea și succesul afacerii, îmbunătățind în același timp comunicarea internă între departamentele sau echipele companiei.
Cum să integrați sistemul de management al calității
Integrarea unui sistem de management al calității într-o organizație, indiferent de dimensiunea acesteia, nu este o sarcină rapidă sau simplă. Implementarea cu succes a unui QMS eficient solicită o investiție atât de timp, cât și de resurse. Mai multe sarcini și procese critice trebuie să fie dezvoltate și puse în aplicare.
1. Creșterea Conștientizării
Răspândiți vestea; programați întâlniri informative în cadrul organizației pentru a informa toți colaboratorii despre sistemul de management al calității. Oferiți detalii despre modul în care sistemul va aduce beneficii atât clienților, cât și angajaților și oferiți o explicație clară a operațiunilor QMS. În plus, conturați rolurile și responsabilitățile specifice ale colaboratorilor la fiecare nivel și în fiecare departament.
2. Identificați-vă punctele slabe și ariile de îmbunătățire
Acest pas constituie baza sistemului de management al calității. Abordați neconformitățile și abaterile, punând accentul pe investigații cuprinzătoare ale cauzelor care au dus la apariția acestora. Puneți în aplicare acțiunile corective și preventive (CAPA) și valorificați cunoștințele din lecțiile învățate. Identificați în mod proactiv riscurile și oportunitățile și răspundeți la acestea, promovând o cultură a inovării.
Fără acțiuni care vizează îmbunătățirea, eforturile investite în întregul sistem vor avea rezultate reduse. Urmărirea îmbunătățirii vă propulsează sistemul către o mai mare eficiență. Priviți neconformitățile ca pe niște oportunități de perfecționare, implicând clienții, reducând erorile și economisind costuri în acest proces.
3. Asigurarea unui training specializat
Formarea eficientă este crucială pentru implementarea reușită a oricărui produs, proces sau sistem de management nou. Extinderea și natura formării QMS sunt stabilite în timpul fazei inițiale de planificare conduse de echipa de conducere. Materialele de formare ar trebui să cuprindă o prezentare generală detaliată a conceptelor și instrumentelor fundamentale, împreună cu perspective asupra impactului pozitiv pe care QMS este pregătit să-l aducă atât asociaților, cât și organizației.
4. Stabiliți structura documentației pentru sistemul de calitate
Documentația eficientă este crucială pentru a asigura conformitatea cu cerințele sistemului de calitate și standardele reglementare. Scopul este de a crea, gestiona, superviza și documenta toate activitățile care afectează direct sau indirect calitatea produselor și serviciilor. Procedurile standard de operare, instrucțiunile de lucru și metodele sunt folosite pentru a oferi direcții și indicații. Înregistrările și rapoartele servesc drept dovadă că procesele au fost efectuate.
5. Desfășurarea auditurilor
Auditurile regulate ale produselor/proceselor sunt efectuate pentru a monitoriza respectarea politicilor, procedurilor și cerințelor de certificare stabilite. Aceste audituri servesc ca mecanism pentru a verifica dacă organizația implementează efectiv măsurile declarate pentru managementul calității și asigurarea conformității cu standardele de siguranță și reglementare. Auditurile regulate dovedesc a fi valoroase în următoarele moduri:
- Identificarea deficiențelor în procesul de management al calității.
- Descoperirea potențialelor probleme care ar putea duce la penalități de neconformitate.
- Asigurarea unei aderări consistente la procesele stabilite și la controalele de calitate.
Stabilirea și punerea în aplicare a unui sistem de management al calității nu este un lucru ușor, acesta necesită dedicare, timp și resurse. Atunci când este implementat corect, organizația poate obține beneficii substanțiale. La INAQ Consulting, echipa noastră este pregătită să ofere o abordare personalizată pentru dezvoltarea și implementarea unui sistem robust de management al calității în cadrul organizației dumneavoastră. Oferim consultanță pentru a sprijini crearea sistemului dumneavoastră de management al calității, împreună cu instruire pentru a vă pune echipa la curent cu noile procese și instrumente implicate.
