In articolul anterior am abordat subiectul monitorizarii, masurarii si interpretarii diverselor date, necesare managerilor atunci cand doresc sa ia decizii pentru imbunatatirea performantelor. Am aratat ca e foarte important ce, cum si cand masuram. Dar evident ca este cel putin la fel de important si la ce ne raportam atunci cand analizam rezultatele obtinute.
Cu totii avem obiective. Fie ca vorbim de viata personala, de afacerea proprie, de un departament pe care il conducem sau de o activitate pe care o desfasuram. Vrem sa petrecem un concediu intr-o tara exotica, vrem sa fim prima optiune a clientilor nostri, vrem ca departamentul nostru sa duca la bun sfarsit proiectele pe care le are in derulare. Pe scurt, ne dorim sa fim performanti. Toate bune si frumoase pana aici, dar greul incepe abia cand vrem sa trecem de la intentii la fapte.
Iata cateva sfaturi, pentru ca obiectivele SMART sa aiba mai multe sanse de a depasi stadiul initial de dorinta:
– stabiliti obiective SMART specifice
E normal ca oamenii sa se simta mai motivati sa indeplineasca obiective, atunci cand stiu exact ce au de realizat, cine sunt cei implicati, unde urmeaza sa aiba loc actiunea sau care sunt cerintele si constrangerile pe care trebuie sa le respecte. Continuand unul din exemplele anterioare, parca suna diferit un obiectiv formulat astfel: „vrem sa petrem un concediu de 7 zile in Republica Dominicana”. Este evident ca deja avem cateva elemente concrete, pe care le vom putea folosi. De exemplu, atunci cand vom evalua ofertele agentiilor de turism.
– stabiliti obiective masurabile
Ulterior veti vrea sa stiti cat ati realizat din obiectivul respectiv; si nu cred ca o evaluare de genul „in general te-ai descurcat binisor” a facut vreodata fericit pe cineva. E adevarat ca poate fi uneori dificil sa gasiti obiective masurabile, dar efortul se va justifica in mod cert in viitor. Sa presupunem ca sunteti managerul unui departament tehnic, responsabil cu asigurarea mentenantei in fabrica. Care dintre urmatoarele obiective credeti ca va fi mai clar pentru echipa dumneavoastra? „Sa asiguram o buna functionare a utilajelor” sau „sa asiguram un timp de functionare a utilajelor de minimum 95%”?
– stabiliti obiective realizabile
Nimic nu poate fi mai demotivant decat un obiectiv care este din start sortit esecului. Aici conteaza foarte mult istoricul, experienta – plecand de la premisa ca foarte rar va veti regasi in situatia de a stabili obiective in domenii pe care nu le cunoasteti. Porniti intotdeauna de la realizarile precedente. Apoi luati in considerare ceea ce cunoasteti si puteti estima referitor la evolutia obiectivului respectiv. Nu aplicati o crestere, doar de dragul de a arata ca tintiti mai sus. Uneori, mentinerea la acelasi nivel este o performanta in sine. Nu cereti unui agent sa creasca vanzarile cu 50%, in conditiile in care stiti ca trei clienti cheie din zona sa geografica au dat faliment si, in general, piata este in scadere. Practic, il condamnati la esec, si pe dumneavoastra deopotriva, daca sunteti responsabil pentru echipa. In plus, aratati ca nu luati in considerare informatiile aduse din piata. Asa ca, pe buna dreptate, se va intreba „de ce sa-mi mai bat capul sa trimit rapoartele alea lunare?”…
– stabiliti obiective relevante
Acestea ar trebui sa fie importante pentru activitatea dvs. si pentru membrii echipei. Astfel, ei vor intelege mai bine cum isi pot aduce contributia la atingerea obiectivelor generale. De exemplu, obiectivul „pregateste 50 de sandwich-uri cu sunca si cascaval pana la ora 15:00”, alocat unui manager al unei sucursale bancare, este specific, masurabil, realizabil etc. Cu toate acestea, nu cred ca respectivul se va simti foarte motivat sa treaca la treaba.
– stabiliti obiective limitate in timp
Aceasta cerinta se incadreaza tot in categoria claritatii obiectivelor. OK, stim clar ce ne dorim sa obtinem, stim clar si ce masuram pentru a verifica ceea ce am realizat, dar nu este suficient. Ar fi bine sa stim si cat timp avem la dispozitie pentru a realiza respectivul obiectiv, pentru a nu ne simti tentati sa-l amanam la nesfarsit. Sa fim sinceri, am prefera sa auzim: „avem in plan sa construim autostrazi” sau „avem in plan sa construim 100 km din autostrada Transilvania, pana la sfarsitul anului”?
Bineinteles, veti spune ca ati prefera sa auziti orice, numai sa se construiasca ceva, dar acesta este deja alt subiect…
Dupa ce ne-am asigurat ca obiectivele sunt „SMART” si au fost intelese de toti cei implicati, avem toate motivele sa trecem la realizarea lor. Iar asta inseamna sa definim planuri de actiuni, element despre care vom vorbi data viitoare.
Autor,
Mihai Smochina
Consultant / Auditor
Sisteme de Management
INAQ Consulting
