Auditul de certificare IFS în contextul pandemiei de Covid-19
Partea 1 – Auditul de certificare IFS

audit de certificare ifs food
Ce este standardul IFS Food

International Featured Standard (IFS) Food este standardul recunoscut de GFSI pentru certificarea siguranței și calității produselor alimentare și a proceselor de producție. 

Programul conduce la îmbunătăţirea proceselor şi a nivelurilor de productivitate, precum și a siguranţei locurilor de muncă în domeniul alimentar, sporește încrederea consumatorilor în ceea ce privește calitatea şi siguranţa produselor și asigură companiilor din domeniul alimentar o vizibilitate şi o competitivitate crescute pe pieţele de referinţă. 

Auditarea IFS în contextul crizei sanitare actuale

Auditarea în vederea certificării IFS este posibilă chiar în contextul crizei sanitare actuale. Dar pentru că sănătatea participanților la audit este prioritară pentru IFS și pentru toate părțile interesate, în cazul în care se ia decizia de a se efectua auditul, trebuie să se respecte toate reglementările în vigoare și să se aplice măsuri de protecție adecvate atât pentru angajați, cât și pentru auditori.  

Recomandarea IFS este ca toate companiile interesate de audit să efectueze în prealabil o evaluare a riscurilor și să decidă dacă auditul de certificare este posibil. Dacă se ajunge la concluzia că este imposibilă auditarea în contextul crizei actuale, responsabilul organismului de certificare va fi informat imediat, iar auditul se amână. 

Un certificat de acreditare acordat unui proces sau unui produs necesită o examinare detaliată la fața locului și, prin urmare, extinderea unui certificat fără ca produsele și procesele să fie verificate la fața locului nu este posibilă din punct de vedere al IFS. 

Atenție! Auditul poate fi amânat până la data la care efectuarea sa va fi posibilă. După ridicarea restricțiilor guvernamentale, amânarea auditului poate fi contestată.

Ce se întâmplă atunci când auditul de certificare nu poate avea loc

În cadrul certificării IFS este obligatorie o evaluare la fața locului a proceselor de producție relevante. Un audit complet de certificare IFS de la distanță nu poate oferi suficiente date pentru a evalua cerințele standardului IFS prin utilizarea tehnicilor de audit relevante. De aceea, auditurile de certificare IFS efectuate la distanță sunt în prezent posibile numai prin IFS Broker. 

În cazul în care auditarea de certificare este imposibilă din cauza crizei, recomandarea IFS este ca reprezentanții companiilor să ia legătura cu clienții pentru a le explica situația. În plus, organismul de certificare trebuie să bifeze caseta recent introdusă în baza de date IFS. Astfel, toți utilizatorii bazei de date IFS vor fi la curent cu faptul că auditul planificat a trebuit să fie amânat din cauza crizei de coronavirus.

În câmpul destinat comentariilor se vor sublinia următoarele:
• motivul amânării auditului
• starea recentă a producţiei
• măsuri suplimentare luate de către sit pentru a asigura siguranța și calitatea produselor (de exemplu: audituri interne, instruiri/instrucțiuni pentru angajați)
• măsuri suplimentare de supraveghere luate de organismul de certificare
• următorii pași în planificarea auditului.

Imediat ce se stabilește data următorului audit, aceasta trebuie inclusă în baza de date IFS prin intermediul organismului de certificare, astfel încât partenerii de afaceri să fie informați în cel mai scurt timp despre această situație. 

La ce se pot aștepta companiile din partea partenerilor de afaceri?

Partenerii de afaceri nu au intenția de a rezilia contractele existente din cauza acestei situații excepționale. Furnizarea de alimente către populație este cea mai mare prioritate a retailerilor și, prin urmare, nu este în interesul acestora să întrerupă relațiile cu furnizorii care nu mai au un certificat IFS valid. 

Retailerii înțeleg și împărtășesc poziția IFS de a nu prelungi sau elibera certificate companiilor producătoare fără o verificare la fața locului de către un auditor, iar reprezentanții IFS sunt conștienți de faptul că Certificarea IFS este adesea o condiție în contractele cu furnizorii. Pentru a evita consecințele negative pentru acei furnizori care sunt afectați de această situație, IFS recomandă insistent ca retailerii și furnizorii acestora să ia legătura și să găsească soluții bilaterale, astfel încât contractele să poată fi menținute. 

Verificările IFS de supraveghere la distanță sau Verificările IFS GMP la fața locului

Până când se vor ridica restricțiile de acces astfel încât să se poată efectua un audit de certificare IFS la fața locului, se poate apela la Verificările IFS de supraveghere la distanță sau la Verificările IFS GMP la fața locului – instrumente voluntare care pot fi utilizate pentru a oferi încredere partenerilor de afaceri. Acestea sunt instrumente de sine stătătoare, iar rezultatele lor nu pot fi luate în considerare pentru auditurile de certificare IFS prezente și/sau viitoare și evaluările IFS Global Markets.

Atenție! Doar în cazul în care organismul de certificare responsabil a bifat căsuța „amânat din cauza crizei coronavirusului”, certificatele expirate vor rămâne vizibile timp de douăsprezece (12) luni de la data de expirare a certificatului sau până la încărcarea unui nou certificat. În cazul în care există mai multe Verificări IFS de supraveghere la distanță conectate la ultimul certificat valabil, certificatul va rămâne valabil pentru maximum 2 ani. Puteți accesa ghidul pentru noua supraveghere la distanță aici.

Caseta „amânat din cauza crizei Coronavirus” poate fi bifată pe o perioadă de până la trei (3) luni de la expirarea certificatului. Dacă nu se bifează căsuța respectivă, situl respectiv nu va mai fi vizibil în baza de date IFS.

Chiar dacă s-a bifat la un moment dat caseta din baza de date „amânat din cauza crizei Coronavirus”, se poate reveni la ciclul de certificare inițial. Ca rezultat al acestei alegeri, poate apărea o întrerupere a ciclului de audit sau o valabilitate mai scurtă a certificării. Această posibilitate ar trebui discutată cu organismul de certificare și cu partenerii de afaceri ai companiei.

Se poate efectua o Verificare IFS pentru Siguranța Alimentară în timpul crizei de coronavirus?

Din perspectiva IFS, Verificarea IFS pentru Siguranța Alimentară se poate desfășura în continuare atâta timp cât nu există restricții din partea autorităților în ceea ce privește deplasarea la fața locului sau accesul la instalațiile de producție alimentară.

În general, în cazul în care, din anumite motive de ordin intern, nu poate avea loc Verificarea IFS pentru Siguranța Alimentară (de exemplu, în zilele când au loc alte proceduri de certificare în companiei sau se întrerupe producția din cauza lucrărilor de întreținere / reparații / măsuri de combatere a dăunătorilor / forță majoră), IFS trebuie să fie informată cât mai rapid la adresa: safetychecks@ifs-certification.com.

Atunci când, din cauza crizei de Coronavirus, Verificarea IFS pentru Siguranța Alimentară nu este efectuată în perioada de valabilitate a Certificatului IFS actual, înregistrarea acestei verificări va fi transferată la următorul certificat IFS, iar următoarea Verificare pentru siguranța alimentară poate fi efectuată numai atunci când noul certificat va fi încărcat în Baza de date IFS. În plus, trebuie să informați clienții de faptul că pentru Certificatul IFS valabil în prezent nu veți dispune de o Verificare IFS pentru Siguranța Alimentară.

Ce se poate face dacă auditurile interne și/sau instruirile interne nu pot fi efectuate la fața locului, conform planificării?

Pe baza evaluării riscurilor, companiile pot determina ce părți ale auditurilor/formărilor pot fi efectuate de la distanță și ce părți necesită prezența la fața locului. Auditurile interne pot fi efectuate parțial de la distanță prin schimbul de documente online, inclusiv prin interviuri. Dacă sunt amânate din cauza lipsei disponibilității personalului, acest lucru trebuie să fie documentat în mod transparent (inclusiv motivul amânării și data planificată a următorului audit). Training-urile interne sunt foarte importante pentru companii, de aceea, în cazul în care formările nu sunt posibile cu prezența fizică, se pot lua în calcul soluții alternative (seminare online, chestionare, etc.).

În cazul în care nu sunt disponibile serviciile de laborator necesare auditării, compania trebuie să se asigure că prevederile privind siguranța alimentară și calitatea produselor nu sunt compromise și că respectarea standardului IFS este menținută. În cazul lipsei serviciilor de laborator necesare, se poate numi și aproba un furnizor de servicii de urgență. Dacă nu este disponibil niciun astfel de serviciu, compania trebuie să evalueze situația și să ia măsurile care se impun. Pentru analizele solicitate legal se vor contacta autoritățile oficiale pentru acțiuni ulterioare.

Este necesară modificarea Sistemului de management al calității și siguranței alimentului sub impactul crizei COVID-19?

În prezent, nu există dovezi științifice în sprijinul ideii că virusul s-ar transmite prin intermediul alimentelor sau al ambalajelor. Cu toate acestea, există dovezi conform cărora virusul poate rămâne pe unele suprafețe pentru mai mult timp. În acest context, procedurile de manipulare a alimentelor ar trebui să fie suficiente pentru a combate virusul COVID-19, atâta timp cât sunt respectate distanțarea fizică și celelalte măsuri. De asemenea, trebuie reevaluate sistemele de calitate și siguranță a alimentelor și trebuie luate în calcul și diminuate potențialele riscuri în vederea consolidării cerințelor IFS.

Protocolul este revizuit în mod constant luându-se în calcul potențialele riscuri și datele disponibile cu privire la virus. Toate declarațiile relevante, legile și dispozițiile guvernamentale legate de criza generată de COVID-19, precum și cerințele comercianților, realitățile industriei și cerințele clienților finali trebuie să fie luate în considerare în vederea stabilirii unor măsuri coerente.

Sistemul de management al calității și siguranței alimentelor/produsului trebuie să ia în calcul modul în care criza poate afecta domenii ale IFS, precum analiza HACCP, igiena personală sau frauda alimentară. Părțile interesate vor fi informate cu privire la măsurile care le afectează produsele/siguranța alimentară, iar sistemele de management al calității vor menține operațiunile în desfășurare, asigurând continuitatea afacerilor.

Distribuie

Facebook
LinkedIn

Ești gata să treci la
următorul stadiu de dezvoltare?

CONFERINȚA IFS 2024

Vrei să vinzi la EXPORT?
Află cum îți poți DUBLA șansele.
PARTICIPĂ la conferința IFS 2024 în România