Partea a 2-a: Evaluarea IFS de supraveghere la distanță
Evaluarea IFS de supraveghere la distanță este o soluție de sine stătătoare dezvoltată special pentru situația de criză cu care ne confruntăm. Evaluarea Verificarea este voluntară, nu este acreditată, iar rezultatul său nu echivalează cu o certificare și nici nu poate fi luat în considerare pentru viitoarele Audituri de Certificare IFS bazate pe ISO/IEC 17065:2012 sau pentru viitoare evaluări IFS GM Food.
Cel mai probabil, după încheierea crizei generate de noul Coronavirus, acest instrument de supraveghere nu va mai fi disponibil.
Care sunt condițiile preliminare pentru efectuarea evaluarii IFS de supraveghere la distanță?
Evaluarea la distanță poate fi aplicată numai pentru site-urile care sunt deja certificate IFS sau evaluate prin IFS Global Markets și în cazul în care un audit IFS (de înnoire sau evaluare) programat nu a putut avea loc din cauza crizei de Coronavirus.
Organismul de certificare care a eliberat ultimul certificat ar trebui să efectueze, de preferință, evaluarea de supraveghere la distanță, deoarece părțile implicate sunt deja familiarizate cu compania și cu procesele de gestiune. Cu toate acestea, în cazul unei schimbări a organismului de certificare, verificarea poate fi efectuată și de noul organism folosind tehnologia de la distanță.
În cazul în care un site de producție și-a oprit complet operațiunile, nu poate avea loc o verificare IFS de supraveghere la distanță.
Scopul unei evaluari IFS de supraveghere la distanță este de a evalua dacă procedurile de management și procesele de producție sunt încă în conformitate cu cerințele IFS. Deci, în cazul în care nu există producție, aceste procese nu pot fi verificate. Cu toate acestea, în cazul în care o organizație își oprește complet funcționarea și există încă o certificare valabilă, organismul de certificare responsabil va fi notificat în legătură cu această situație.
Evaluarea IFS de supraveghere la distanță poate fi efectuată de îndată ce o companie decide să aleagă această opțiune. Trebuie doar să se aleagă o anumită dată convenabilă pentru toate părțile implicate, împreună cu organismul de certificare implicat.
Dacă o companie decide să efectueze o verificare voluntară de supraveghere IFS la distanță și, după criză, o verificare voluntară IFS GMP la fața locului, când începe din nou ciclul de certificare?
Evaluarea IFS de supraveghere la distanță și verificarea IFS GMP la fața locului sunt instrumente voluntare furnizate de IFS.
Nu există nicio legătură directă între aceste instrumente și Certificarea IFS sau evaluarea IFS GM. „Rezultatul verificării GMP” va avea o valabilitate de șase (6) luni, prin urmare IFS recomandă finalizarea cât mai curând posibil a unei noi certificări IFS sau Evaluarea, dar în termen de cel mult șase (6) luni de la verificarea IFS GMP la fața locului.
Certificarea poate fi solicitată de îndată ce se anunță sfârșitul crizei din surse oficiale, sau dacă un sit de producție decide împreună cu organismul de certificare responsabil că efectuarea unui nou audit IFS este posibilă. Această decizie ar trebui luată în strânsă comunicare cu partenerii de afaceri relevanți.
Evaluarea IFS de supraveghere la distanță este un instrument de sine stătător care necesită o abordare diferită ca un audit obișnuit la sediul central. Prin urmare, constatările în urma auditului la sediul central nu pot influența verificarea IFS de supraveghere la distanță.
În ceea ce privește durata evaluarii de supraveghere la distanță, aceasta poate varia între 5 și 8 ore, în funcție de dimensiunea și complexitatea companiei în ceea ce privește produsele, procesele și/sau tehnologiile.
Dacă se întinde pe parcursul a opt (8) ore, verificarea se poate desfășura în maximum două zile consecutive. Atenție! În anumite situații poate fi nevoie de mai mult timp pentru a prezenta documente la distanță (schimbarea anumitor pagini, revenirea la documente anterioare pentru verificări încrucișate, conexiune la internet etc.).
Vor exista costuri suplimentare neplanificate legate de noile instrumente IFS?
În ceea ce privește costurile implicate de verificarea IFS de supraveghere la distanță și/sau de verificare IFS la fața locului, acestea trebuie negociate cu organismul de certificare agreat.
Ce se întâmplă în situația în care în timpul crizei anumite grupe de produse nu se mai produc?
Dacă în timpul crizei actuale, producţia este limitată şi nu se produc anumite grupe de produse, se va utiliza domeniul de aplicare din certificatul obținut anterior.
În cazul în care societatea declară că anumite produse/produs grupurile nu mai sunt fabricate deloc, organismul de certificare va modifica domeniul de aplicare.
Dacă anumite produse/grupe de produse nu se fabrică temporar, acestea pot rămâne totuși în domeniul de aplicare (la fel ca în cazul unui audit de extindere pentru anumite produse în timpul recertificării).
În timpul unei verificări IFS de supraveghere la distanță, nu se poate face nicio extindere a domeniului de aplicare.
Se poate efectua și încărca o evaluare suplimentară de supraveghere la distanță?
În cazul în care situația într-o anumită regiune este încă critică din cauza restricțiilor Covid-19 și un audit la fața locului nu poate fi efectuat, este posibil să se efectueze o verificare suplimentară de supraveghere la distanță. Câmpul de comentarii din baza de date IFS va fi folosit și pentru explicații suplimentare, de ex. în cazul unei noi amânări.
Ce se întâmplă dacă o evaluare de supraveghere de la distanță eșuează?
Dacă verificarea de supraveghere la distanță a avut un rezultat nesatisfăcător, organismul de certificare va menționa motivul eșecului în câmpul de comentarii. Toți utilizatorii bazei de date IFS care au marcat site-ul ca favorit primesc o notificare cu informațiile introduse în câmpul de comentarii. IFS recomandă utilizarea acestui instrument pentru a sprijini companiile în comunicarea cu partenerii lor de afaceri și cu ceilalți clienți.
Atenție! Atât organismul de certificare care a efectuat auditul principal, cât și noul organism de certificare responsabil (dacă acesta a fost selectat) au acces la toate documentele din baza de date IFS. Însă doar organismul de certificare care a încărcat datele cu privire la evaluare poate edita informațiile. Toți ceilalți utilizatori ai bazei de date IFS pot vedea informațiile cu privire la verificarea efectuată și le pot descărca accesând câmpul „Evaluare supraveghere la distanță”. Companiile care au marcat furnizorul ca favorit vor primi o notificare când Verificarea de supraveghere la distanță a fost încărcată și/sau editată. Compania poate distribui informații referitoare la propriul lor sit către alte părți.
Partea a 3-a: Evaluarile IFS la fața locului
Verificarea IFS la fața locului se poate face pentru unitățile deja certificate IFS, chiar dacă s-a efectuat anterior o evaluare IFS de supraveghere la distanță.
Evaluarea IFS la fața locului va fi o evaluare neanunțată care durează o zi, pentru a verifica dacă o anumită unitate de producție respectă cerințele IFS referitoare la bunele practici de fabricație în general și în special cu cerințele de implementare a standardului HACCP, precum și procesele de combatere a dăunătorilor.
Evaluarea nu este acreditată și nu se va elibera niciun certificat. Rezultatele Evaluarea IFS la fața locului nu vor fi luare în considerare pentru viitoarele Audituri de Certificare IFS.
În cazul în care o anumită unitate are producție sezonieră și nu există producție atunci când se preconizează verificarea IFS la fața locului, consultați acest ghid de recomandări.
În ciuda anunțului publicat în buletinul informativ IFS în limba engleză din 31 martie 2020, unitățile de producție evaluate de IFS Global Markets nu sunt vizate de o Evaluare IFS la fața locului. O evaluare completă IFS Global Markets acoperă toate cerințele relevante și durează maximum o zi.
La fel ca Evaluarea IFS de supraveghere la distanță, și Evaluarea IFS la fața locului este o soluție de sine stătătoare care este dezvoltată special pentru această situație de criză.
Evaluarea este voluntară, nu este acreditată și rezultatul său nu va duce la o certificare și nu poate fi luat în considerare pentru viitoarele audituri de certificare bazate pe ISO/IEC 17065:2012 sau pe viitoarele evaluări IFS GM Food.
