Monitorizarea, masurarea, analiza si evaluarea datelor conform standardului ISO 9001 – o provocare pentru orice manager

Orice manager responsabil isi doreste sa conduca bazandu-se pe date concrete si relevante, pe care sa le poata analiza, interpreta si transforma in decizii eficace. Fie ca vorbim de manageri de departamente sau de manageri generali, progresisti sau conservatori, predispusi mai mult sau mai putin la riscuri – sunt sigur ca toti si-ar dori sa dispuna de cat mai multe date, inaintea luarii oricarei decizii.
Toate standardele pentru sisteme de management, incepand cu ISO 9001, pun un accent deosebit pe monitorizarea proceselor, colectarea si analiza datelor relevante si luarea deciziilor de imbunatatire pe baza acestora. In acest sens, exista chiar si un principiu de baza al managementului calitatii („Abordarea pe baza de fapte in luarea deciziilor”).

Noul ISO 9001:2015 nu face nici el exceptie. Intr-o forma mai detaliata, dar totodata mai clara fata de precedenta editie, standardul impune cerinte privind monitorizarea, masurarea, analiza si evaluarea datelor. Este bine de stiut ca standardul nu impune ce, cum si cand sa se masoare, aceasta fiind, in totalitate, decizia managementului organizatiei:

– Ce necesita sa fie masurat si monitorizat? – nu masurati decat acei indicatori care va intereseaza, relevanti pentru activitatile voastre si nu masurati numai de dragul de a masura. Incercati, totusi, sa acoperiti cu indicatorii masurati o paleta cat mai mare de domenii: calitate, financiar, productivitate, „service level”, functionarea echipamentelor / costurile cu repararea acestora, consumurile de resurse, performantele personalului, ale furnizorilor etc.

– Cum masurati si monitorizati? – stabiliti metode care sa va avantajeze si evitati, pe cat posibil, sa introduceti formulare noi, care mai mult vor ingreuna munca celor obligati sa le completeze. Am spus-o si o voi repeta intotdeauna: cel mai bun sistem de masurare este cel care se suprapune cu activitatea si cu modul vostru de lucru curent. Asadar, incepand de la alegerea indicatorilor si continuand cu metodele de masurare, folositi in primul rand datele pe care deja le colectati, imbunatatind, daca este cazul, modul acestora de structurare si de organizare. Abia apoi este cazul sa va ganditi la eventuali noi indicatori. Totodata, din experienta proprie, cel mai mare succes il au sistemele de masurare care se bazeaza pe aplicatii informatice de colectare si interpretare a datelor .

– Cand masurati? – mai exact, la ce intervale de timp sa masurati indicatorii stabiliti? Daca o faceti prea des, va puteti confrunta cu lipsa unei cantitati suficiente de date, care sa va poata da o imagine relevanta despre stadiul si tendintele indicatorilor respectivi. Nici prea rar nu e bine, deoarece datele devin mai dificil de colectat si centralizat, iar deciziile risca sa nu fie luate la timp. Nu exista o reteta pentru intervalul optim – acesta, depinde de indicator, de procesul masurat, chiar si de preferintele voastre. Din nou, sistemele de masurare bazate pe aplicatii informatice se bucura de un avantaj major (cel al flexibilitatii), permitand generarea de rapoarte pentru orice intervale de timp sau ad-hoc, in functie de preferinte si necesitati.

– Cand analizati si luati decizii? – in principiu, fiecare masurare a indicatorilor ar trebui urmata de o analiza si eventuale decizii, necesare pentru a corecta orice deviatii, abateri sau, pur si simplu, pentru a imbunatati rezultatele. Pe de alta parte, uneori poate fi dificil de analizat dupa fiecare masurare – fie pentru ca nu ar fi intotdeauna relevant, fie pentru ca ar ocupa prea mult din timpul „factorilor” decizionali sau poate pentru ca managerii doresc sa aiba si mai multe date la dispozitie, inainte de a lua decizii. De aceea, poate fi o idee buna stabilirea unor momente precise pentru analiza si luarea deciziilor (de exemplu, cu ocazia unor sedinte lunare sau trimestriale, la nivel de management).

In concluzie, masurati ce trebuie, cum trebuie si cand trebuie. Si nu uitati ca rezultatul masurarii oricarui indicator nu inseamna nimic, daca nu este comparat cu o tinta pe care v-ati propus-o initial pentru indicatorul respectiv. Dar despre procesul de stabilire si urmarire a obiectivelor masurabile vom vorbi intr-un articol viitor.

Autor,

Mihai Smochina
Consultant / Auditor
Sisteme de Management
INAQ Consulting

Distribuie

Facebook
LinkedIn

Ești gata să treci la
următorul stadiu de dezvoltare?